Quels documents sont nécessaires pour demander un code LEI ?
Pour la plupart des entreprises, aucun document supplémentaire n’est nécessaire pour demander un code LEI. Les informations de base de l’entreprise sont vérifiées dans le registre du commerce et, si les données sont correctes, le code LEI est généralement délivré le jour même.
Des documents supplémentaires ne sont demandés que lorsqu’un élément de la demande nécessite une confirmation complémentaire. Cela peut être le cas, par exemple, si le demandeur n’a pas le pouvoir de représenter l’entreprise, si l’entreprise a une société mère qui la consolide, ou s’il s’agit d’un fonds ou d’une entreprise étrangère.
Si un document supplémentaire est nécessaire, LEI Universal vous contactera pour préciser ce qu’il convient de fournir.
Dans quels cas des documents ne sont-ils généralement pas nécessaires ?
Une société à responsabilité limitée (SARL) ou une société anonyme (SA) classique n’a généralement pas besoin de téléverser de documents si :
- les données de l’entreprise figurent dans le registre du commerce et sont à jour ;
- la demande est déposée par un membre de la direction ou une autre personne habilitée à représenter l’entreprise ;
- l’entreprise n’a pas de société mère consolidante au sens du LEI ;
- les données indiquées dans la demande correspondent à celles du registre.
Dans ce cas, il suffit de remplir le formulaire de demande, de faire vérifier les données et de régler les frais de dossier.
Quand des documents supplémentaires peuvent-ils être nécessaires ?
Un document supplémentaire est demandé lorsque les seules données du registre ne suffisent pas pour délivrer le code LEI ou confirmer les informations.
Le demandeur n’a pas le pouvoir de représentation
Si la demande est déposée par une personne qui, selon le registre du commerce, n’a pas le pouvoir de représenter l’entreprise, une procuration signée par un membre de la direction est nécessaire. Cette procuration confirme que le demandeur est habilité à demander, renouveler ou gérer le code LEI au nom de l’entreprise.
L’entreprise a une société mère consolidante
Si l’entreprise appartient à un groupe et que sa société mère consolide ses résultats financiers, les informations relatives à la société mère doivent être indiquées dans la demande.
Pour confirmer ce lien, les comptes consolidés annuels, qui font apparaître la relation entre la société mère et sa filiale, peuvent être nécessaires. Les comptes demandés dans le formulaire de LEI Universal ne doivent pas dater de plus de deux ans.
Si l’entreprise n’a pas de société mère au sens du LEI, le motif correspondant est indiqué dans la demande et aucun document relatif à une société mère n’est demandé.
Pour en savoir plus : Les informations sur la société mère lors de la demande d’un code LEI
Il s’agit d’un fonds d’investissement ou de pension
Pour les fonds d’investissement et de pension, les données sont vérifiées dans le registre des acteurs du marché tenu par l’AMF. Si nécessaire, LEI Universal peut demander le prospectus du fonds, son règlement ou un autre document faisant apparaître sa structure juridique.
Pour les fonds, les données LEI peuvent également porter sur la société de gestion ainsi que sur les relations entre le fonds à compartiments et ses compartiments (sous-fonds).
Pour en savoir plus : Demande d’un code LEI pour un fonds
L’entreprise est enregistrée à l’étranger
Les données d’une entreprise étrangère sont vérifiées dans le registre du commerce du pays concerné ou dans une autre source officielle. Si l’entreprise ne peut pas être retrouvée dans le registre ou si les données de celui-ci sont insuffisantes, un extrait de registre, un acte constitutif ou un autre justificatif officiel peut être nécessaire.
Un document n’est demandé que lorsqu’il est nécessaire pour confirmer les données de l’entreprise.
Quels documents peuvent être nécessaires ?
Dans certains cas particuliers, les documents suivants peuvent être nécessaires pour demander un code LEI :
- une procuration signée par un membre de la direction ;
- des comptes consolidés annuels ;
- le prospectus du fonds ou son règlement ;
- un extrait de registre pour une entreprise étrangère ;
- un acte constitutif ou un autre document officiel confirmant les données de l’entreprise.
Il n’est pas nécessaire de fournir tous ces documents en même temps. Un seul document précis suffit généralement lorsque le traitement de la demande fait apparaître le besoin de vérifier un type de donnée en particulier.
Quels documents sont nécessaires pour un transfert de code LEI ?
Si l’entreprise possède déjà un code LEI et souhaite en confier la gestion à LEI Universal, il n’est pas nécessaire de demander un nouveau code. Le code LEI existant est transféré depuis un autre prestataire.
Le transfert nécessite une procuration signée, appelée Letter of Authorization (LOA). Ce document confirme que l’entreprise autorise LEI Universal à gérer désormais son code LEI et à le renouveler si nécessaire.
Il n’est pas nécessaire de rédiger vous-même cette procuration. LEI Universal envoie une procuration pré-remplie avec les données de l’entreprise après le dépôt de la demande de transfert. Aucun autre document n’est généralement nécessaire pour le transfert.
Pour en savoir plus : Comment se déroule le transfert d’un code LEI ?
Comment soumettre les documents ?
Si un document est nécessaire, vous pouvez l’ajouter via le formulaire de demande.
- Téléversez le document dans le champ correspondant du formulaire de demande.
- Assurez-vous que le document soit lisible et contienne les informations nécessaires.
- Utilisez un format de fichier adapté : PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPG, PNG, RTF ou ODT.
- Si le document doit être signé, fournissez la version signée.
Si la demande a déjà été déposée et qu’un document supplémentaire est nécessaire par la suite, LEI Universal vous contactera et vous indiquera comment le soumettre.
Que se passe-t-il si un document nécessaire est manquant ?
Si le traitement de la demande nécessite un document supplémentaire, le code LEI ne peut pas être délivré tant que ce document n’a pas été fourni. Il n’est généralement pas nécessaire de déposer une nouvelle demande : le document manquant peut être ajouté ultérieurement.
Une fois le document fourni et les données confirmées, le traitement de la demande se poursuit.
Questions fréquentes
Une société classique a-t-elle besoin de documents pour demander un code LEI ?
Généralement non. Si les données de la société figurent dans le registre du commerce et que la demande est déposée par une personne habilitée à la représenter, aucun document supplémentaire n’est généralement nécessaire.
Quand une procuration est-elle nécessaire ?
Une procuration est nécessaire lorsque la demande est déposée par une personne qui, selon le registre du commerce, n’a pas le pouvoir de représenter l’entreprise. Elle doit être signée par une personne habilitée à la représenter.
Un document concernant la société mère doit-il toujours être fourni ?
Pas toujours. Un document peut être nécessaire lorsque l’entreprise a une société mère consolidante au sens du LEI et que ce lien doit être confirmé. Les comptes consolidés annuels sont généralement utilisés à cette fin.
Des documents sont-ils nécessaires pour transférer un code LEI ?
Oui. Le transfert nécessite une procuration signée, appelée Letter of Authorization (LOA). LEI Universal l’envoie pré-remplie pour signature après le dépôt de la demande.
Les documents peuvent-ils être soumis après le dépôt de la demande ?
Oui. Si la vérification de la demande révèle qu’un document supplémentaire est nécessaire, LEI Universal vous contactera et le document pourra être fourni ultérieurement.